La mudanza de oficinas es un escenario riesgoso. Cualquier director al que se consulte acerca de este suceso, afirmará que es una total pesadilla logística administrar todo el proceso. Sin embargo, esto se puede facilitar. En este artículo, te explicamos la forma más ordenada de mudar una oficina, sin arriesgarse a la pérdida de datos o daños materiales y con una empresa apegada a la Responsabilidad Civil.
Mudar tu oficina puede ser sencillo, siempre que contrates con los profesionales en mudanzas adecuados. Embalar, empacar y, sobre todo, asegurar las pertenencias de la empresa es algo que siempre debe realizares. Contar con un equipo de personas que te apoye en este proceso es importante, pero hay ciertas cosas que debes considerar antes.
¿Por qué es importante mudar la oficina?
Todas las veces que una oficina se ha mudado, no ha sido algo opcional, sino sumamente necesario. La finalidad de todas las empresas es la expansión, y este progreso hace que el sedentarismo empresarial sea algo inviable.
En este orden de idas, las oficinas se mudan por muchas razones. Existen los casos en los que a la empresa le va tan bien, que requieren de más personal y, por lo tanto, espacios más grandes. Esperamos que este sea tu caso.
Otra cosa que también puede suceder es que, por un mejor trato, haya que cambiar el alquiler actual. El mercado inmobiliario a veces no juega a nuestro favor, y tenemos que encontrar la forma de seguir produciendo.
Mudanza de oficinas: las cosas que debes tener en cuenta
Existen muchas cosas que debes tener en cuenta a la hora de mudar tu oficina. Por supuesto, no solo es embalar, meter en cajas y luego al camión. Existe una planificación previa que te puede dar como resultado una mudanza de oficina exitosa.
Protege todo tu hardware
Monitores, computadores, teclados, ratones y audífonos. Todos estos son comunes en todas las oficinas. Talvez en unidades resulten un poco baratos, pero cuando se dañan en grandes cantidades, resultan en enormes pérdidas monetarias para la empresa. Protege todo tu hardware y tendrás una mudanza de oficina exitosa.
Registra la cadena de custodia
En el proceso de mudanza de oficina, te darás cuenta de que discos duros, cables y todo tipo de materiales de trabajo pasan de mano en mano. Esto puede conducir a la pérdida injustificada de algunas herramientas. Registra quién le ha pasado qué a quién, y tendrás la seguridad de que nada se perderá.
Nunca dejes de lado la seguridad de tus empleados
Los requisitos de seguridad de los materiales de oficina son importantes, pero los de tus empleados no deben ser olvidados. Gestiona el proceso de puesta al día de la oficina, y asegúrate de que sean instalaciones seguras para el trabajo diario.
El servidor se debe proteger el doble
Todos sabemos lo costoso que es un servidor y cuánto trabajo cuesta mantenerlo y tenerlo al día. Esta es una pieza fundamental en el funcionamiento de la empresa, así que es considerado un objeto frágil. Su embalaje es especial y su proceso de preparación es un poco más seguro.
El paso a paso en la mudanza de oficinas
La mudanza de oficinas tiene primero algunas consideraciones antes descritas. Del mismo modo, existe un paso a paso ordenado que te ayudará a tener una mudanza exitosa. Si contratas un servicio de mudanza de oficinas profesional, asegúrate de que su proceso sea el siguiente:
Selección del equipo humano
Primero, se selecciona un equipo de profesionales preparados para el traslado de toda tu mercancía. Estos se encargarán de desmantelar y preparar todos tus activos para ser mudados.
Designación de un gestor de proyecto
El gestor de proyecto es un líder encargado de crear equipos de trabajo, tomar decisiones y establecer metodologías de actuación que permitan una mudanza de oficina exitosa.
Preparación de activos
El siguiente paso es el de preparación de activos. Primero, se embalan todos los equipos, poniendo especial atención en el servidor que hayas dedicado a tu empresa. Todo guiado por el gestor de proyectos profesional en mudanzas.
Puesta en marcha de la mudanza
La puesta en marcha de la mudanza consiste en el montaje organizado, desmontaje ordenado y desembalaje e instalación, guiados por una metodología eficaz que permitirá realizar todo esto en el menor tiempo posible.
Disposición de almacenamiento
Por último, el servicio de mudanzas puede contar con un servicio de almacenamiento, en el que se encargarán de instalar todos los equipos en exceso. Se trata de un lugar seguro, con las condiciones especiales para que ningún equipo sufra desgastes.
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